Non ho tempo…”, “Non ho abbastanza tempo…”! 

Questa è la frase che sento ripetere più spesso. Sembra che non ci siano abbastanza ore nel giorno per fare tutto quello che vorremmo fare. La brutta notizia è che non ci saranno mai giornate di 35 ore 

E forse la soluzione non è imparare a gestire il tempo in modo da incastrare tutte le attività da fare in ogni spazio di tempo disponibile…… forse la soluzione è invece imparare ad essere più produttive nel tempo che abbiamo a disposizione, nel tempo che decidi di dedicare al lavoro, ad esempio.

Il tuo Focus non deve essere sul tempo che hai, ma sui Risultati che vuoi ottenere. Quindi ottenere più Risultati in meno tempo!!!!!

Vale la pena cercare di capire come essere più Produttiva, ottenere quello che vuoi dalla tua attività di Business in meno tempo, in modo da dedicarti a Te, alle tue passioni, ai tuoi interessi e alle persone per te care.

 

 Ecco perché essere più produttiva!

 

Queste sono le domande che ti devi porre:

• Come posso ottenere risultati dal mio Business in meno tempo?
• In che modo posso ottenere più Risultati di quelli che sto ottenendo adesso, in meno tempo, in modo che io possa dedicarmi a qualcos’altro?

In questo articolo vorrei allora parlarti di 7 strumenti e tecniche per aiutarti a fare di più in meno tempo, per aiutarti a organizzare e gestire le 24 ore della giornata nel modo più efficiente possibile.

Ecco il primo suggerimento per essere più Produttiva:

 

1 – Voglio iniziare ricordandoti un detto che dice: “Se mangi subito quel rospo che non ti piace, tutto il resto della giornata sarà più facile” , che mi ricorda un po’ quello che diceva mia nonna: “via il dente e via il dolore” 🙂

E riprendendo questo detto Brian Tracy nel suo libro che s’intitola proprio “Eat that frog”, dice proprio questo:

“Per essere più produttiva la prima cosa che ti consiglio di fare ogni mattina è fare subito l’attività che stai da tempo rimandando, l’attività che ti pesa evidentemente e che non ti piace tanto fare.”

Levala subito di mezzo! Mangia quel rospo   Subito e non pensarci più!

Il tuo “rospo” è il tuo compito più grande e più importante, quello che è più probabile che rimandi se non fai qualcosa a riguardo. E se devi mangiare due rospi, mangia prima il più brutto.

Sto seguendo questo consiglio da un po’ di tempo e Funziona! 🙂 Sono più produttiva: scrivo articoli del Blog, preparo le proposte per i clienti, finisco report, faccio le attività amministrative, faccio delle telefonate ad alcuni clienti e programmo la giornata e la settimana. Per quel che mi riguarda, il mio rospo non lo mangio proprio al mattino presto. Non è proprio la prima cosa che faccio al mattino. Infatti io dedico le prime ore del mattino, subito dopo la sveglia, a fare le cose che mi piacciono e che riguardano me e le persone a me care. Faccio una colazione abbondante con i miei figli, dedico un po’ di tempo a pensare e meditare e alcune volte faccio attività fisica.

Ma la prima cosa che faccio quando inizio a lavorare, quando mi metto al computer, quando inizio il mio tempo di lavoro, è il mio rospo quotidiano! L’attività della giornata che mi pesa di più e che spesso procrastino.

La chiave per raggiungere livelli elevati di prestazioni e produttività è sviluppare l’abitudine di affrontare il tuo compito principale subito, come primo compito della giornata. Non ci sono scorciatoie. La pratica è la chiave per padroneggiare qualsiasi abilità. Fortunatamente, la tua mente è come un muscolo. Cresce più forte e più capace con l’uso. Con la pratica, puoi apprendere qualsiasi comportamento o sviluppare qualsiasi abitudine che consideri desiderabile o necessaria.

 

2 – Sviluppa un senso di urgenza. Aumenta la velocità delle cose che fai, prova a monitorare il tempo che dedichi alle tue attività e poi prova a diminuire questo tempo. Il senso di urgenza è l’abitudine di muoversi velocemente quando l’opportunità ti si presenta. Sviluppa una preferenza per l’Azione. Tutte le persone particolarmente produttive dicono che hanno imparato a lavorare duro e soprattutto velocemente, velocemente, velocemente!

 

3 – Lavora in tempo reale. Quando è possibile, fai il tuo lavoro in “tempo reale” non appena si presenta. Rimani concentrata e fallo subito. Soprattutto se è un compito breve e puoi concluderlo subito. Spesso sprechiamo tanto tempo quando iniziamo un compito e poi lo sospendiamo e lo riprendiamo più tardi e poi lo sospendiamo ancora. Per certi lavori è necessario, perché sono lunghi e richiedono una programmazione, ti sto invece parlando di quei compiti che puoi concludere in tempi abbastanza brevi. Allora iniziali e finiscili.

 

4 – Pianifica la tua giornata la sera prima. La preparazione che farai la sera per la giornata successiva avrà un enorme impatto per essere una professionista più produttiva. Il pianificare le priorità la sera prima ti permette di partire più velocemente e focalizzata la mattina. Sai già quale sarà il tuo primo compito da fare. E inizierai subito!

 

5 – Evita distrazioni come email, social, cellulare, WhatsApp ecc. Certo non possiamo eliminare del tutto queste distrazioni ma possiamo decidere dei tempi e dei momenti in cui non guardarle. Se stai facendo un compito che richiede la tua concentrazione e hai deciso di dedicare a quel compito (che magari è proprio il tuo rospo) un determinato tempo. Per quell’intervallo di tempo allontana da te le distrazioni, togli le notifiche delle mail e dei messaggi skipe e allontana da te il cellulare.

 

6 – Pulisci la tua scrivania. Qualcuno disse:

 

“Ordine fisico uguale ad ordine mentale”

 

Ed è proprio così!

Organizza il tuo spazio di lavoro. Proprio come un eccellente chef pulisce l’intera cucina prima e dopo la cottura, è necessario organizzare completamente lo spazio di lavoro prima di iniziare il lavoro. Organizza anche il desktop del tuo computer. Metti tutti i tuoi documenti nei file appropriati. Se non riesci a vedere il tuo salvaschermo, c’è troppo sullo schermo! Molte persone credono di lavorare in modo più efficace in un ambiente di lavoro disordinato con una scrivania ingombra. Ma sono diversi gli studi che hanno dimostrato un aumento di produttività grazie al fatto di aver prima riordinato la scrivania e organizzato il proprio posto di lavoro.

Ma anche per me funziona così. Quando mi siedo alla mia scrivania e c’è casino sopra, io ci metto un po’ ad organizzarmi e mi distraggo più facilmente. Per non parlare di quando devo cercare qualcosa che mi serve e intorno a me c’è disordine……quanto tempo perso!

 

7 – L’ultimo suggerimento che ti riporto per essere più produttiva riguarda la gestione delle tue mail. Mantieni la tua casella di posta pulita e organizzata. Se non hai bisogno di un’e-mail, cancellala. Scegli due o tre volte durante il giorno per rispondere a tutte le tue e-mail contemporaneamente. Non limitarti a rispondere alle tue mail appena arrivano, perché questa abitudine ti può far perdere tanto tempo e concentrazione.

Ci sono alcune persone che sono schiave della loro e-mail. Ne conosci anche tu? Ogni volta che ricevono una notifica di arrivo di una mail smettono di fare immediatamente quello che stanno facendo per controllare. Questo non ti fa essere produttiva. In effetti, “cambiano attività” e poi ritornano a ciò che stavano facendo, perdendo però slancio, chiarezza e risultati nei loro compiti più importanti.

 

Sarai molto più produttiva se decidi di rispondere a tutte le tue mail in una sola volta piuttosto che rispondere quando arrivano.

 

Crea cartelle e-mail. Se gestisci più indirizzi email su un account, crea un filtro e un’etichetta per ciascun account. In questo modo saprai quali e-mail sono personali e quali sono legate al lavoro. Puoi salvare i messaggi personali per dopo senza doverli leggere. Alcune delle persone più produttive che conosco hanno una risposta automatica alla loro email. Il messaggio automatico dice qualcosa del genere:  “Rispondo alla mie mail solo due volte al giorno a causa del mio intenso programma. Se mi hai mandato un’e-mail, ti risponderò al più presto possibile. Se si tratta di un’emergenza, chiama questo numero e parla con questa persona…..”

Adesso tocca a te! Questa è la parte dedicata alla messa in pratica:

• Qual è il tuo rospo? Qual è quel compito che stai procrastinando?
• Comincia a monitorare il tempo delle tue attività e impegnati a diminuire questo tempo
• Quali azioni ti hanno ispirato e ti impegni a fare dopo aver letto questo articolo?

 

 

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    Ai tuoi successi